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Anfänger Fragen : CSV in Dynamics CRM übertragen

Answered Anfänger Fragen : CSV in Dynamics CRM übertragen

  • Thursday, June 04, 2009 8:53 AM
     
     
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    Hallo bin Anfänger im bereich Microsoft Dynamics 4.0.

    Habe eine Excel Datei mit Daten wie Name Vorname Firmennamme Adresse ....... , dich ich in CSV umkonvertiert habe.

    Nun bekomme ich es nicht hin, diese in CRM zu importieren.

    Wie ist schrittweise die Vorgehsweise.

    Danke im Voraus
     

All Replies

  • Thursday, June 04, 2009 9:13 AM
     
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    Hallo,

    bevor du deine CSV Daten importieren kannst mußt du unter Datenverwaltung die Spalten deiner CSV zuordnen.

    Gehe unter Einstellungen -> Datenverwaltung auf Datenzuordnung. In den aufgehenden Fenster wählst du deinen Datensatztyp (Firma, Kontakt, Verkaufschance etc..) aus. Unter den Punkt Attribute lädst eine kleine Beispieldatei hoch und ordnest die Spalten deiner Excel entsprechend die Zielattribute zu. Unter den Punkt Listenwerte ordnest du die entsprechenden Picklistwerte zu.

    Wenn du alles zugeordnet und gespeichert hast kannst du nun unter Einstellungen-> Datenverwaltung -> Import deine Datei mit der entsprechenden Datenzuordnung importieren.

    Wenn du Firmen und Kontakte hochladen möchtest musst du erst die Firmen importieren. Diese dann über die Excelfunktion wieder exportieren (dynamische Tabelle) damit du die ID der entsprechenden Firmen herausbekommst (ist in der Excel ausgeblendet) Die Firmen ID odnest du dann deinen Kontakten zu und erstellst für Kontakt eine neue Datenzuordnung.

    VG Patrick

    • Proposed As Answer by Patrick Jähne Thursday, June 04, 2009 9:13 AM
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  • Thursday, June 04, 2009 9:16 AM
     
     
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    Hallo,


    es gibt beim Import mehrere Möglichkeiten. MS CRM hat einen Datenimport-Assistenten an Bord. Es gibt auch als kostenlose Zusatzprogramm den Data Migration Manager. Oder es gibt kostenpflichtige Programme, die dir MS CRM-Partner wie wir gerne verkaufen :-)  

    Die Wahl der Methode kommt darauf an, wie viele Daten du importieren willst, wie komplex der Import ist oder wie regelmäßig Importe anfallen. Da wäre etwas mehr Informationen hilfreich. Der Datenimport-Assistent ist vielleicht bei kleinen Datenmengen der einfachste Einstieg. 

    Hier im Forum gibt es bereits einige Diskussionen zum Thema Import bzw Data Migration Manager. Beim ersten Link steht auch ein weiterführender Verweis von Jürgen auf einen Blog zum ImportWizard

    http://social.msdn.microsoft.com/Forums/de-DE/crmgerman/thread/92720256-97a3-4d34-868c-b5bfc6a27a61
    http://social.msdn.microsoft.com/Forums/de-DE/crmgerman/thread/80d3fd76-2440-46d9-a0d2-ce0550d89e48
    http://social.msdn.microsoft.com/Forums/de-DE/crmgerman/thread/b52e197a-81a4-4062-b4ab-0e0a4633b253

    Viel Erfolg

    Herzliche Grüße Markus Müller
     
  • Thursday, June 04, 2009 9:46 AM
     
     
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    @ Patrick

    bevor du deine CSV Daten importieren kannst mußt du unter Datenverwaltung die Spalten deiner CSV zuordnen

    was ist damit gemeint, sorry ich verstehe s nicht so ganz.

    Habe eine CSV Datei mit überschriften wie Name Vorname Firmenname1 Firmenname2 Telefon etc und genau diese möchte ich in CRM hinein.

    Danke für die Antwort
     
  • Thursday, June 04, 2009 10:18 AM
    Moderator
     
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    Hallo,

    was Patrick meint ist, das du unter Einstellugen/Datenzuordnungen erst eine neue Datenzuordnung erstellen musst, in der du dem CRM-System sagst, welche Felder deiner CSV-Datei in welche Felder des CRM importiert werden sollen. Dort kannst du auch eine ZUordnung der Werte von Picklisten treffen.

    Alternativ kannst du auch deine CSV-Datei so aufbauen, das dieses Mapping vom CRM-Server automatisch vergeben wird. Dazu musst du aber die Überschriften deiner CSV-Datei so anpassen, das diese mit den Namen der Datenfelder übereinstimmen. Dies ist nicht so einfach, wie es sich anhört, deshalb ist meistens der Weg über die Datenzuordnung einfacher.

    Viele Grüße

    Michael Sulz
    axcentro GmbH
     
  • Thursday, June 04, 2009 11:44 AM
     
     
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    Hallo was ist mit einer Beispieldatei gemeint, entschuldigt aber ich bin schon am verzweifeln :-(

    Unter Listwerte kann ich nichts ändern ist alles ausgegraut . Ist es denn so kompliziert, paar Daten ins CRM rüberzuschaufeln ?
    • Edited by Phaselis17 Thursday, June 04, 2009 11:49 AM
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  • Thursday, June 04, 2009 12:27 PM
    Moderator
     
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    Hallo,

    mit der Beispieldatei ist eine Datei gemeint, die du als Vorlage für deinen Datenimport verwenden sollst. Diese Datei muss übrigens als Trennzeichen das Komma verwenden, egal, was deine spätere Importdatei verwendet.

    Es ist eigentlich sehr einfach, Daten in das CRM System zu importieren, man muss allerdings schon wissen, was man macht. Ein CRM System ist schon eine sehr komplexe Angelegenheit, die man nicht mal eben so komplett beherschen kann. In der Hilfe und der Dokumentation zum CRM sind diese Dinge sehr ausführlich und meinder Meinung nach auch sehr gut erklärt. Ansosnten gibt es natürlich auch Schulungen zum Thema CRM, in denen auf solche Punkte eingegangen wird.
    Viele Grüße

    Michael Sulz
    axcentro GmbH
     
  • Thursday, June 04, 2009 12:34 PM
     
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    Hallo Phaselist17

    so richtig schwer ist es nicht - nach einige Installation geht das recht flott von der Hand :-) 

    Einige Tipps zum Vorgehen:
    Du hast eine Exceldatei mit deinen Daten. Ich exportiere immer aus Excel eine  Textdatei mit dem Trennzeichen Tabulator (Die anderen Trennzeichen wie Komma oder Semikolon machen bei Firmennamen unter umständen Probleme). Sonderzeichen & Umlaute aus Überschriften entferne ich sicherheitshalber auch noch. Diese Datei wird später importiert (Importdatei.TXT mit gesamten Datenbestand)

    Eine Beispieldatei dient dazu, die Struktur der Importschnittstelle zu definieren. Ich öffne dazu die Importdatei.TXT, markiere die Überschrift und die erste Zeile und füge das über die Zwischenablage in eine Text oder Worddatei ein. Die Importdatei.TXT wird nicht geändert. Diese neue Datei wird die Beispieldatei.TXT. Es gibt da aber Konventionen: Die Beispieldatei muss später ein reine Textdatei sein, darf max 20 KB groß sein, die Trennzeichen müssen Komma sein und es sollten alle Spalten gefüllt sein. Ich überarbeite den Inhalt entsprechend, setze Komma (statt Tabstops) als Trennzeichen und fülle die Beispielzeile auf.  

    Dann beginnt der eigentliche Import:  Dann geht es mit dem oben von Michael Sulz beschriebenen Verfahren mit Einstellen / Datenzuordnungen weiter. Bei der Schnittstellendefinition kannst du auch Spalten als "nicht relevant" markieren. Das mache ich normalerweise mit alle Feldern, die keine Textfelder sind (z.B. Zahlen, Lookups, Verbindungen zu anderen Tabellen).  Den Import führe ich dann durch und reine Textfelder oder Zahlenfelder sind normalerweise unproblematisch. Wenn du in CRM die importierten Sätze anzeigen läßt und einen dynamischen Excel-Export machst, dann werden die GUID als Spalte mit Breite 0 (zugeklappt) ausgegeben. Einfach in Excel optimale Breite einstellen und du siehst die GUID

    Die potentiellen Problemfelder (Lookups) hole ich dann Step by Step über den Importassistenten in den nächsten Schritten mit einer automatischen Zuordnung in die CRM-Datenbank. Bei der Importtabelle kannst du jetzt die bereits importierten Felder rauswerfen und die GUID als erste Spalten ergänzen. (ExcelFunktion SVERWEIS) Wenn die Spaltenüberschriften dem Anzeigename in der Attributsdefinition (nicht Form!) entsprechen, dann klappt das automatische Mapping. So bleiben die Fehlermeldungen übersichtlich (Das ist das Verfahren mit dem automatischen Mapping, das Michael Sulz oben beschrieben hat)

    Dann hast du die erste Tabelle gefüllt (z.B. Firmen) Für weitere Tabellen (z.B. Personen) ist das gleiche Vorgehen erforderlich.  Und die Verknüpfungen zwischen den Tabellen gehen notfalls über ein SQL Statement (Danke an Michael Sulz und Jürgen Beck)

    Herzliche Grüße Markus Müller
     
  • Thursday, June 04, 2009 1:02 PM
     
     
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    Danke für die Antworten, aber ich merke ist eine starke Baustelle für mich, ich bekomme es leider nicht hin.

    Ist zu komplex leider, aber danke für die Anwtorten
     
  • Thursday, June 04, 2009 1:03 PM
     
     
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    Fall jemand eine bildliche Darstellung hat wäre super.

    Danke

     
  • Friday, June 05, 2009 11:59 AM
     
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    Hi Phaselis,

    ich bin selbst auch nicht der Superprofi aber importieren bekomme ich hin --> mir wurde es so erklärt:

    1. Man erstelle sich in der erweiterten Suche ein Ergebnis, dass genau die Spalten beinhaltet die man haben möchte
    2. Ergebnis exportieren asl statisches Excel
    3. Datei in Excel öffnen und als .CSV-Datei abspeichern. Excel schließen
    4. CSV-Datei nun mit Editor öffnen und alles außer der Überschriftsspalte raushauen.
    5. Datei wieder in Excel öffnen --> werte einfügen
    6. Daten importieren --> datei auswählen --> Datentrennzeichen--> keines--> Feldtrennzeichen --> Semikolon
    7. nun steht bei Zuordnung automatisch und du kannste den Import starten.
    8. warten bis der Async-Job fertig ist
    9. glücklich sein.

    ;-)

    Viele Grüße
    Benni
     
  • Monday, June 08, 2009 7:17 AM
     
     
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    Ok mit dem Export klappt es Danke .

    Wie kann ich einer Firma ein Produkt zuordnen.??

    Hinterlegung von besonderen Konditionen für diese Firma wie Rabatte etc.??? bzw besondere Verträge ( Pfelegeverträge)

    • Edited by Phaselis17 Monday, June 08, 2009 10:03 AM
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  • Monday, June 08, 2009 11:03 AM
     
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    Hallo Phaselis17,

    ich gehe jetzt mal davon aus, dass deine Produkte, Konditionen oder Verträge in getrennten Entitäten gespeichert werden und in einer 1 zu N- Relation zur Firma vorliegen. Das Erstellen von Verknüpfungen geht mit den Standardfunktionen über automatische Importe.

    Die Daten müssen also in eine neue Exceltabelle und genauso verarbeitet werden wie die Firmendaten.
    Es gibt aber ein paar Herausforderungen: Falls du in der Verknüpfungsspalte (z.B. "Übergeordneter Kunde") mit den Firmennamen arbeitest, dann muss der Kundenname eindeutig sein. Und es funktioniert hat manchmal (unerklärlicherweise) nicht. (siehe auch die von mir gestellte Frage http://social.msdn.microsoft.com/Forums/de-DE/crmgerman/thread/80d3fd76-2440-46d9-a0d2-ce0550d89e48)

    Ich arbeite nach meinen bisherigen Erfahrungen auch mit einem Workaround: In den Firmen.XLS erstelle ich eine eindeutige Firmen-Import-ID, die ich in ein Hilfsfeld des Firmenstamms importiere. In meinen untergeordneten Datensätzen (z.B. Verträge zur Firma) bildet die Firmen-Import-ID die Beziehung zur Firmen.XLS. Dann importiere ich die untergeordneten Tabelle ohne Verknüpfungen (aber dafür die Firmen-Import-Id in ein Hilfsfeld). Ich erzeuge dann die Verknüpfungen in der Datenbank über ein SQL Script.  Achtung: Diese Vorgehen ist nicht supportet und potentiell gefährlich. Nur durchführen, wenn Du mit SQL Server umgehen kannst und eine komplette Datensicherung gemacht hast.

    Zwei Vorschläge für das SQL-Statement findest du in der oben verlinkten Frage. 
    Herzliche Grüße Markus Müller