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사용자의 생각하는 습성까지 고려한 MS Project의 숨은 자동화 기능

    일반 토론

  • MS Project를 접한 것이 2000년이니까 벌써 10년이 다되어 간다. 그동안 많은 사이트에서 많은 프로젝트들과 MS Project를 함께 해왔고, 많은 강의를 해왔지만 아직까지도 나를 깜짝 놀라게 하는 기능들이 숨어 있을 때마다 MS Project 제작팀에 경의를 표하게 된다.

     

    그 중 대표적인 기능이 바로 작업의 종류를 키 입력 순서에 따라 자동으로 설정해주는 기능이다.

     

    MS Project 사용자들이 차트 그리기 단계에서 벗어나면 그 다음 단계가 작업에 작업을 배정하는 것이다. 하지만 이때마다 큰 벽에 부딪히게 되는데, 2명 이상의 자원을 배정하면 시작일, 종료일이 변경되어 버리는 것이다.




    < 1명을 더 입력하기 전 화면 > 



    < 1명을 더 입력한 후의 화면 >

     

    그림에서처럼 2일의 기간에 1명의 작업자를 배정한 후에 1명을 더 배정하게 되면 1일로 기간이 변경된다. 이는 MS Project공수 = 기간 * 자원투입 이라는 프로젝트 관리 로직을 반영하고 있기 때문에 자동 변경이 되는 것인데 이를 이해하지 못하는 사용자들은 상당히 곤혹 스러워 한다.

     

    공수란 Workload 또는 Effort라고도 하며 일의 규모의 단위로 통상 Man-day, Man-hour와 같이 표현한다. 예를 들어 10 MD(Man-day) 규모의 일은 10명이 하루동안 2명이 5일동안 수행하는 일의 양인 것이다.

     

    MS Project의 모든 작업은 공수, 기간, 자원투입 셋 중 어느 하나 또는 둘이상이 고정되어야 한다. 예를들어 공수가 고정되어 있다면(MS Project에서는 작업시간 고정 또는 작업량 고정으로 부른다) 10MD 작업에 1명이 배정된다면 기간이 10일이 되지만 2명이 배정되면 5일이 되는 것이다.

     

    작업의 종류설정은 작업을 더블클릭한 후 작업 정보창 의 고급 탭에서 설정하지만, 여기에 MS Project의 숨은 기능이 있다.

     

    MS Project에서 무언가 복수개의 정보를 입력할때에는 콤마( , )로 구분을 한다. 선행작업이 두개 이상일때에도 콤마로 구분하고 자원 배정도 콤마로 구분을 한다.

     

    MS Project는 이 콤마를 어떻게 설정했느냐에 따라 자동으로 작업시간고정과 기간고정으로 구분을 해버린다.

     

    1. 자원을 1명 입력한 후 엔터를 치고 빠져나온다. 그 후에 다시 해당 자원 이름 셀을 클릭한 후(또는 F2 키를 눌러서 셀로 들어간 후) 콤마를 누르고 1명을 더 입력하면 작업시간고정으로 설정이 되어 기간이 절반으로 줄어든다.

     

    2. 자원을 1명 입력한 후 빠져나오지 않고 콤마를 입력하고 1명을 더 입력하면 기간고정으로 설정되어 기간이 줄지 않는다. 단 작업시간(공수) 2배로 증가한다.

     

    어떤 관리자가 작업을 계획할 때 박지성, 이영표, 설기현 3명이 투입해서 3일로 계획해야지..’ 라고 생각하는 경우에는 기간을 입력한 후에 3명을 동시에 입력하게 된다. 즉 이는 3명이 3일의 기간동안 9MD를 사용해서 작업을 끝내겠다는 것으로 MS Project는 자원이 동시에 입력이 되면 이와 같은 결과를 보여준다.

     

    하지만 작업을 계획하면서 ‘9일동안 1명이 수행하니까 작업이 늦어질 수도 있겠네.. 1명을 더 넣어볼까?’ 하고 생각하면 엔터를 치고 빠져나온 자원 이름에 다시 들어가서 1명을 더 입력하게 되고 MS Project는 빠져나온 후에 다시 입력하면 수행기간을 4.5일로 공수를 9MD로 자동 변경시키게 되는 것이다.

     

    처음 이 기능을 알게되었을 때 사람의 사고의 습성까지 간파하고 이를 기능으로 옮긴 제작진과 MS Project의 완성도에 상당히 놀랐었다.

     

    이 기능은 모든 작업의 속성을 일괄적으로 기간고정 또는 작업시간고정으로 설정하게되면 적용되지 않고 단위고정과 작업량이 동시에 적용된 경우에 해당된다. MS Project 고급사용자가 되기 전까지는 옵션 > 일정 탭 설정된 단위고정 과 새작업이 삽입되면 작업량 고정으로 설정 이란 메뉴를 손대지 않기 때문에 거의 대부분의 사용자들이 단위고정과 작업량고정이 동시에 설정된 상태에서 자원을 배정하게 되므로 여러분들도 이 숨은 기능을 지금 당장이라도 적용해 볼 수 있다.

     

     

    2008년 4월 16일 수요일 오후 12:56