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여러분들의 일정관리 수준은 어디까지 와 있습니까?

    일반 토론

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    제안서 제출시 어떻게든 좀더 이쁘게 출력하기 위해 시간을 들이고 노력했던 일정 차트들이
    실제 프로젝트에 들어서면 무시되는 것들을 종종 경험하게 되면서

    간혹 프로젝트 사무실에 붙어있는 Gantt chart나 S-curve를 볼때마다 여기에 기록되어 있는 계획과 실적이 실제와 같은지 아닌지를 궁금하게 생각할 때가 있습니다.

    Chart는 프로젝트의 현황을 모니터링하고 통제하기 위해 사용되는 것이 궁극적인 목적이지만 현실적으로 보면 꼭 그렇지만도 않습니다.
    일정 계획 차트들이 프로젝트 현장에서 어떤 목적으로 쓰이는지 아래에 정리해 보았습니다.


    1) Selling(외부 홍보용)

    고객이나 상위관리자에게 프로젝트가 어떻게 진행될지 설명하는 것이 목적입니다. 보통 프로젝트 초기단계에서 수립하며 프로젝트의 개략적인 작업들이 일정과 함께 기술됩니다. 보고가 종료되고 나면 목적이 달성되기 때문에 더 이상의 업데이트를 하지 않습니다. 실제로 팀원을 배정해서 팀원을 통제할 수 있을 만큼 계획이 상세하지 못하게 됩니다.

    2) Delegating(업무 배정용)

    프로젝트에서 완성해야 하는 업무범위를 분할한 WBS를 만드는 것이 목적입니다. 최 하위 단위까지 분할하여 나오는 산출물이나 작업 등이 실제 팀원을 배정하여 통제할 수 있을 만큼 구체적입니다. WBS에 팀원이 배정되게 되면 각 사람 별로 To-do list를 수립할 수 있게 되므로 누가 언제까지 무슨 일을 하도록 예정되어 있는지를 알 수 있습니다만 실적 데이터를 완전히 반영한다거나 변경사항이 발생할 때 이를 실시간적으로 반영하려는 노력은 부족합니다. .

    3) Tracking(성과 통제용)

    프로젝트 현재상태를 Microsoft Project에 반영하여 프로젝트 현황을 추적하는 것이 목적입니다. 프로젝트의 공정률이 얼마인지, 일정은 계획대로 준수되고 있는지, 비용은 얼마나 사용했는지, 남은 업무범위는 얼마인지 등 현황을 Microsoft Project 를 통해 실시간으로 파악할 수 있습니다. 프로젝트의 팀의 보고는 Microsoft Project를 통해 수행되고, 고객 과 상위관리자도 Microsoft Project를 통해 보고를 받습니다. 이런  용도까지 이르게 되면 프로젝트 팀은 주간 공정현황 회의시에 Text로 작성된 보고서와 함께 Microsoft File을 열어서 현황을 분석합니다.

    4) Predicting(향후 예측용)

    현재까지의 프로젝트 상황을 분석하여 향후를 예측하는 것이 목적입니다. 현재 수행 중인 작업이 늦어지면 프로젝트의 예상 종료일은 얼마나 늘어나는지, 이를 통해 팀원들이 배정받은 후속작업에 어떠한 영향을 끼치는지, 프로젝트 최종 비용은 초기에 계획한 예산 범위를 얼마나 초과하는지 실시간을 파악할 수 있습니다.


    일정계획의 수준이 하나씩 올라갈 때 마다 프로젝트에서 들여야 하는 노력과 난이도는 증가하게 됩니다. Selling의 목적으로 사용하는 프로젝트의 경우 작업을 세분화 하지 않아도 되지만 Delegation을 목적으로 하는 경우 작업자에게 배정할 수 있는 정도까지 WBS를 분할 해야 하므로 Selling 때보다 더 많은 시간과 노력을 필요로 하게 됩니다. Tracking이 목적인 경우 변경사항과 진척현황을 업데이트 해야 하고 Predicting이 목적인 경우 작업간의 연관관계 정보가 없어서 PERT/CPM이 구현되지 않았다면 얻어질 수가 없습니다.

    Chart의 목적이 꼭 4)번째까지 가야한다고 생각지는 않습니다. 프로젝트 팀의 입장에서는 고객이나 내부에 Professional 하게 일하고 있다는 것을 홍보하는 수단으로 Microsoft Project 또는 Primavera와 같은 기타 툴을 사용하는 것도 충분히 바람직하다고 봅니다.

    하지만 현재 레벨이 1)이나 2)에 있다고 생각하신다면 3)레벨 까지만이라도 도전해보시기를 바랍니다. Microsoft Project의 진정한 효용성을 느끼시려면 3)번 레벨까지 겪어보셔야 한다고 생각합니다. 계획수립 차트를 그리기 위한 어려움이 1이라면, 모니터링 및 통제는 5정도 됩니다. 하지만 그만큼 정량적이고 과학적인 관리에 가까이 가고있다는 느낌을 받으실 수 있을 것입니다.
    2008년 6월 11일 수요일 오전 9:45