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MS Project가 넘어야 하는 벽 MS EXCEL

    일반 토론

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    프로젝트 관리 도구는 프로젝트에서 PM이 사용하는 일종의 가계부이다. 현재 냉장고 안에 계란이 몇 개나 남아 있고 언제 어떤 손님들이 오기 때문에 어떤 물건들을 사야하고, 또 한달 생활비 안에서 운영을 할려면 얼마가 남았는지도 계산해 봐야 한다. 프로젝트 관리 도구도 마찬가지 이다. 현재까지 얼마의 비용을 사용했고, 얼마가 진행이 되었으며 남은 업무가 얼마이고 이를 완료할려면 얼마의 비용이 필요한지를 계산하는 것이 마치 가계부와도 같다.

     

    1주일에 한번만 냉장고에 무엇이 들어있는지 확인하고 정리하는 것만으로도 생활비를 줄일 수 있는 것처럼 프로젝트 관리자가 그의 가계부를 일주일에 한번씩만 확인하는 것만으로도 일정 지연과 원가 초과라는 문제를 막는데 도움이 된다.

     

    그렇다면 전세계에서 가장 널리 사용되는 프로젝트 가계부는 무엇일까? Microsoft Project, Primavera Project Planner?

     

    다른 장르의 대답이라고 느껴질 수 있겠지만 가장 많이 사용되는 도구는 바로 Microsoft EXCEL이다. EXCEL은 프로젝트 관리 용도로 한정이 되어 있지 않다. 재무, 회계, 보고서, 할일 목록 등 참 다양하고 많은 용도로 이미 EXCEL을 사용하고 있다. 그러다 보니 이미 익숙한 EXCEL을 가지고 프로젝트 관리를 위해 사용하는 것이 어찌보면 자연스러운 일이다.

     

    Microsoft Project입장에서는 싸워서 이겨야 하는 최고의 경쟁자가 Microsoft EXCEL이다. 초기에 Project에 관심을 가지고 사용을 시도하는 분들도 차트를 자동으로 그려준다거나 하는 기능에 매력을 느끼다가 실제 프로젝트 관리 용도로 들어가면 본인이 생각했던 대로 마음대로 안되는 것을 몇번 경험하게되면 다시 EXCEL을 꺼내든다.

     

    EXCEL은 빈 페이지에 주부가 원하는 대로 줄을 긋고 칸을 만들어서 사용하는 가계부라면 Project는 이미 살림살이 관리에 효과적으로 줄과 칸이 그어져 있는 상태이다. EXCEL은 언제든 자기가 원하는 내용을 넣어서 관리 할 수 있지만 Microsoft Project는 그렇지 않고 정해진 내용만 관리할 수 있다고 생각한다.(사용자 정의 기능으로 확장이 가능하다는 사실을 모르시는 분들) EXCEL은 자신이 입력한 날짜, 시간, 비용을 내가 다시 수정하기 전까지 바꾸지 않지만 Project는 의도하지 않게 바뀐다.(프로젝트 관리의 이론과 논리를 모르는 경우..)

     

    앞서 언급했던 것 처럼 MS Project는 프로젝트 관리를 위해 최적화된 도구이다. 처음에 3일의 기간을 가졌던 작업에 한명이 더 투입되면 1.5일로 주는 경우도 생기지 않겠는가? 또한 한명이 더 투입되더라도 작업의 성격상 3일이 고정되어 있어야 한다면 Man-day 6md로 늘어나는 경우가 되야 하지 않겠는가? 앞단에 작업의 지연이 되어도 EXCEL은 매크로를 걸어주지 않는 이상 변하는 경우가 없지만 Project는 자동으로 미루어 주는 것이 좀더 관리를 위해 현실적이지 않은가?

     

    사실 관리를 위해 효과적인 이러한 자동화된 기능들을 이상하다고 생각하고, 불필요하다고 여기는 것은 우리가 지금까지 프로젝트 관리 도구를 사용해서 실시간적으로 프로젝트 관리를 하지 않기 때문이기도 하다. 계획은 계획일 뿐 실제는 다르다고 생각을 한다거나, 계획은 계획단계의 산출물(문서)를 만들거나 제출하는 것에서 끝내고, 실행은 또다른 일로 치부하기도 한다. 현재 프로젝트의 일정계획표가 있다면 한번 보라. 실제로 해야하는 업무레벨에서 정의된 것이 아니라 마일스톤(프로젝트의 주요한 이벤트)단위에서 RFP또는 내부에서 설정한 데드라인만으로 구성이 되어 있고 실제 현재의 상황은 무시되고 있지 않은가?

     

    현재의 자원 가용량, 앞단의 지연, 추석 연휴라 일을 진행 할 수 없는 달력, 액티비티간의 관계 등 현재의 실질적인 정보를 반영해서 계획을 살아 움직이게 만들지 않는다면, 그래서 현재의 상황을 반영한 의사결정을 할 수 있는 계획이 되지 않는다면 Microsoft Project의 이런 자동화 기능들은 사용자 입장에서는 거추장 스러울 수 밖에 없다.

     

    EXCEL을 이기기 위해서는 Project의 기능이 변해야 하는 것이 아니라 현재의 관리 문화가 변할 필요가 있다. Project를 수년간 해온 나조차도 깜짝 놀라는 프로젝트의 실질적인 관리를 위한 세심한 기능들이 단순히 차트를 그리고 출력하는 용도로만 사용될 때 한편으로 아쉬운 생각이 든다.

     

     

    2008년 4월 12일 토요일 오전 2:09