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완료율 필드가 계산되는 방법

    일반 토론

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    MS Project로 실적관리하는 많은 분들이 궁금해하시는 것이 MS Project의 완료율이 어떠한 원리에 의해 계산되는가 입니다오늘도 프로젝트 현장에서 동일한 질문을 받았습니다. 완료율을 입력하고 기간이 늘어날 경우 완료율이 변경되는 문제를 이해하기가 어렵다는 것이였습니다.

    제가 설명드리기 전에 MS Project의 필드에 대한 설명이 필요하다면 일차적으로 도움말 기능을 사용하시면 됩니다. MS Project의 도움말 기능은 그 어떤 책에 뒤지지 않을 정도로 잘 적혀져 있고 바로 실행해서 확인해 볼 수 있기 때문에 편리합니다.

    아쉬운 점이라면 상세하게 설명을 하였으나 그 내용을 이해하기가 쉽지 않다는 점입니다. 그러면 MS Project의 도움말 기능에서 언급하는 완료율의 필드의 정의를 먼저 알아보면서 어떤 내용인지 설명해보도록 하겠습니다.

     



    1.
    완료율

    입력 형식  계산 필드 또는 입력 필드 (계산 또는 입력 필드: 다른 필드의 정보에 따라 값이 결정되는 필드입니다. 사용자가 직접 필드에 입력한 정보는 계산된 값보다 우선합니다.)

     

    à 계산을 통해 자동으로 값이 변할 수도 있고 사용자가 직접 숫자를 입력할 수도 있다는 뜻입니다. 사용자가 직접 입력한 정보가 계산한 값보다 우선한다고 했는데.. 이는 예기치 않은 결과를 가져올 수도 있습니다.

     

    계산을 통해 값이 도출되는 필드들은 기본적으로 수식(함수)으로 구성이 됩니다.

    y=f(x,z)에서 완료율은 종속변수 y에 해당하므로 x,z 등 다른 독립변수가 변하면 종속변수인 완료율이 이를 반영해서 계산됩니다. 역으로 얘기하면 완료율을 사용자가 직접 입력해서 변경하면 독립변수들이 변하게 되고, 사용자가 어떻게 계산하는지를 잘 알지 못하면 무엇이 어떻게 변한지를 알수 없습니다.

     

    계산 방법  작업을 새로 만들면 완료율은 0%로 설정됩니다. 실제 기간, 남은 기간 또는 실제 기간에 영향을 주는 실제 작업 시간을 입력하면 다음과 같은 공식으로 완료율이 계산됩니다.

     

    완료율 = (실제 기간 / 기간) * 100

     

    완료율 필드 값을 0보다 큰 값으로 설정하면 실제 시작 날짜를 아직 입력하지 않은 경우 실제 시작 날짜 필드가 예정된 시작 날짜로 설정되고, 완료율 필드 값을 100으로 설정하면 실제 완료 날짜 필드가 예정된 완료 날짜로 정해집니다.

    완료율 필드에 값을 입력하면 실제 기간과 남은 기간이 자동으로 계산됩니다. 마찬가지로, 실제 기간이나 남은 기간 필드에 값을

    입력하면 다른 관련 필드들이 자동으로 재계산됩니다.

     

    à 완료율은 실제 기간필드의 값을 기간필드로 나눈 후에 100을 곱해서 계산합니다. “실제 기간필드는 많은 사용자들이 사용하는 입력테이블에 디폴트로 나타나는 필드가 아니므로 열삽입을 통해 만들어야 합니다.

     

    어떤 작업의 기간을 2일로 설정하고 완료율을 50%로 놓으면 실제 기간은 자동으로 1일로 계산이 되고, 실제기간에 1일을 넣으면 자동으로 50%로 계산이 됩니다.

     

    만약 기간이 2일이고 완료율이 50%인 상황에서 기간을 3일로 변경시키면 어떻게 될까요?

    완료율 = (실제기간/기간)*100 에 대입을 하면 기간은 3일로 늘었지만 실제 기간은 기간2일을 기준으로 50%의 완료율일 때 계산이 되었던 1일이 그대로 남아 있으므로 33% 1/3이 되어 33%로 바뀌게 됩니다.

     

    50%의 완료율이 33%로 변경된 이유는 바로 여기에 있습니다. 많은 분들이 이 로직을 잘 몰라서 MS Project가 자동으로 완료율이 변경된다는 얘기들을 하시게 되는 것이지요.

     

    눈여겨 봐야 할 것이 현장에서 일상적으로 생각하는 완료율의 개념과는 다르다는 것입니다.

     

    예를들어 100쪽의 보고서를 만드는 일을 10일 동안 하겠다고 가정할 때 5일이 지난시점에서 50쪽이 완료되었다면 완료율을 50%로 인정할 것입니다. 그런데 남은 50쪽에 대해서는 5일동안 수행이 되지 않고 10일동안 수행을 해야 한다고 계획해도 업무량을 기준으로 완료율을 판정하면 50%로 판정을 하게 될 것입니다. 하지만 MS Project에서 이를 계산하면 실제기간=5, 기간=15(실제기간 5일에 남은기간10일을 더해서)이 되어 1/3 33%로 변경됩니다.

     

    용도  작업 시트에 완료율 필드를 추가하여 작업의 완료율을 표시하거나 필터링하거나 편집할 수 있습니다.

     

    예제  10 기한으로 예정된 작업이 있습니다. 현재까지 배정된 자원은 5 동안 일했습니다. 이 작업의 완료율은 50%로 계산됩니다.

     

    à 이부분을 눈여겨 보셔야 합니다. 10일의 계획기간을 갖는 작업이 5일을 일했다고 완료율을 50%로 인식하고 있습니다. 하지만 5일을 일한 것 뿐이지 실제로 얼마나 업무를 진척시켰는지는 알수 없는 노릇입니다. 하지만 MS Project는 자원에 실적 Man-hour를 등록하는 순간 기간에 비례해서 업무가 진행이 되었다고 판단해 버립니다.

     

    실제로는 10일의 기간을 갖는 작업에 자원이 5일 일했다면 20%가 될 수도 있고 80%가 될 수도 있을 것입니다. 실적 Man-hour가 들어올때마다 자동으로 완료율이 변하는 것이 싫다면 MS Proejct의 옵션에서 이를 조정할 수 있습니다.

     

    [도구] > [옵션] 메뉴를 클릭한 후 계산탭을 보시면 작업 상태에 따라 자원 상태가 수정됨이라는 옵션이 있습니다. 디폴트는 체크가 되어 있는 상태이므로 이 체크를 풀어주시면 실적 Man-hour를 등록해도 완료율은 변하지 않습니다.

     

    또한 어떤 작업에 대해 기간을 3일로 예상한 경우, 배정된 자원으로부터 작업을 3일만에 완료했다는 보고를 받으면 완료율 필드에 100을 입력합니다. 그러면 실제 기간 필드 값은 3일로 변경되고 실제 완료 날짜 필드 값은 예정된 완료 날짜로 변경됩니다.

    2008년 5월 27일 화요일 오전 1:08